熊本大学様

働き方改革と業務効率化の実現

コロナ禍をきっかけに導入されたテレワークシステムを、コロナ収束後は「働き方改革」と「業務効率化」の一環として「在宅勤務における業務対応」を中心に継続しています。

主に事務職員を対象にTELETを利用し、学内外問わず円滑な業務遂行を可能にする環境を整備しています。

テレワークの実施状況と効果

多様な勤務形態の実現

基本的な勤務形態

基本的には学内での勤務が主体です。在宅勤務を希望する事務職員は事前に申請を行い、TELETがインストールされた貸与端末を使用します。
現在100台の貸与端末を用意しています。

ハイブリッド勤務の実態

対面とオンラインの切り替えはおおむねスムーズに行われています。対面でないと難しい業務もありますが、現在は各部署のスタッフによる業務フォローで対応しています。

今後の課題

今後の改善点としては、在宅勤務申請プロセスの見直しやリモート接続の安定性向上が挙げられています。

テレワーク環境の整備状況

ネットワーク環境

自宅回線を利用し、セキュリティソフトや大学の規定に則った環境構築を実施しています。通信安定性は概ね良好ですが、回線品質によって接続に影響するケースも見られます。

使用デバイスとアプリケーション

基本的に大学貸与のPCを使用し、学内ポータルなどを活用しています。特に事務業務との親和性が高く、業務プロセスのデジタル化が進行しています。

トラブル対応

軽微なトラブルが発生した際は、基本的に情報システム担当課で対応し、必要に応じてTELET担当者へ連絡しています。

セキュリティ対策と運用ルール

テレワークシステムの課題と改善点

テレワークシステムの最大の課題は、学外側が各自自前のネットワーク環境であることから生じる接続安定性の問題です。通信環境の整備によって、さらなる業務効率化が期待されます。また、在宅勤務に関わる部署が複数あることから、手続き簡素化のため、より効率的なプロセスが必要と考えています。

将来の展望と拡大可能性

現状の規模

現在、約100ユーザーのライセンスで運用しており、現時点では過不足なく運用できています。大学の方針上、当面は現状維持の予定です。

障壁と課題

事務職員の業務の性質上、全面的なテレワークの導入については難易度が高く、今後も継続して検討が必要と考えています。

必要な支援

今後の発展には、テレワークが実現できる体制や環境の整備、これに合わせたITサポートの拡充、セキュリティ対策の強化などが重要となります。

導入前の課題

4月16日に新型コロナウイルス感染症拡大に伴う緊急事態宣言が全国に出され、熊本大学（事務部門）では在宅勤務の検討を開始し、早急に対応する必要があった。
ただし、安全でかつ自宅で学内と同等の機能・操作性を実現する必要があった。

選んだ理由

システム部門で検討した利用条件として、本学のネットワークブート型のシンクライアントPCで利用ができ、さらに下記の条件を満たすツールである、TELETを選定した。

リモートデスクトップ接続であること。
多要素認証であること。
クラウド環境を利用した仕組みであること。
自宅に大学の情報資産が転送出来ないこと。
自宅のプリンタで印刷が出来ないこと。
リモート中に接続先画面がロックされていること。
通信経路のデータが暗号化されていること。
操作がスムーズであること。

導入による効果

証明書タイプなども検討・検証したが、本学のPC環境では利用できなかったり、ユーザ設定のハードルが高く導入時の混乱も予想されたため、対象とならなかった。
TELETについては、ユーザ及び管理者の設定負担が少なく、さらに機器の調達や新たなシステム開発も不要で検証期間を含め10日程度で導入することができ、懸念されていた導入時のユーザサポートについても、想定したほど手間がかからなかった。また、契約形態が1ヶ月単位であることから、利用状況に応じて契約の変更が可能で、コストの最適化ができた。
今回のTELET導入は、テレワークが可能であることが実証でき、働き方の多様化に対応するツールの一つとなった。